Meldungen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz
Wir haben eine interne Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) eingerichtet, an die sich Whistleblower wenden können, wenn sie im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld Informationen über Verstöße erhalten haben und diese melden wollen.
Warum ein Hinweisgeberschutzgesetz?
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist die deutsche Umsetzung der sog. EU-Whistleblower-Richtlinie.
Ziel des Gesetzes
ist der Schutz von Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese melden.
Deswegen verbietet das HinSchG jegliche Repressalien gegenüber hinweisgebenden Personen (sog. Whistleblowern).
Kern des Gesetzes
ist die Einrichtung von Meldestellen in Unternehmen, an die sich hinweisgebende Personen wenden können, wenn sie im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer solchen Informationen über Verstöße erlangt haben und diese melden möchten.
Wer ist geschützt?
Geschützt ist jede Person,
- die einen Hinweis gibt,
- zum Zeitpunkt des Hinweises einen hinreichenden Grund hat, den gemeldeten Verstoß für wahr zu halten und
- der gemeldete Verstoß vom Anwendungsbereich des HinSchG erfasst ist (siehe „Was kann als Verstoß gemeldet werden“).
Wie werden Hinweisgebende geschützt?
Das HinSchG will hinweisgebende Personen dazu ermutigen, auf Missstände in Unternehmen und Behörden aufmerksam zu machen. Daher genießen hinweisgebende Personen umfangreichen Schutz vor Repressalien, sie können ggf. Schadensersatzansprüche geltend machen und genießen Haftungsprivilegien.
Zentrales Element ist das im HinSchG verankerte Verbot von Repressalien: Unternehmen müssen beachten, dass sämtliche Repressalien einschließlich der Androhung und des Versuchs von Repressalien untersagt sind. Verboten sind insbesondere Suspendierung, Kündigung, Herabstufung oder Versagung von Beförderung, Nötigung, Einschüchterung, Mobbing, aber auch Nichtverlängerung befristeter Arbeitsverträge, Rufschädigung, negative Leistungsbeurteilung etc.
Wer kann Meldungen einreichen?
Der Bereich der Personen ist weit gefasst und umfasst alle Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese melden, also insbesondere:
- Beschäftigte, auch bereits ausgeschiedene Beschäftigte, Stellenbewerber, Praktikanten, Leiharbeitnehmer, aber auch
- Selbstständige, die Dienstleistungen erbringen, Freiberufler, Auftragnehmer, Unterauftragnehmer, Lieferanten und deren Mitarbeiter.
Darüber hinaus werden auch Personen geschützt, die die hinweisgebende Person unterstützen sowie Personen, die zwar nicht selbst die Meldung erstatten, aber Gegenstand der Meldung oder sonst von der Meldung betroffen sind.
Was kann als Verstoß gemeldet werden?
Nicht jede Meldung einer Verletzung von Rechtsvorschriften (Verstoß) ist vom HinSchG umfasst.
Voraussetzung ist immer, dass sich die Verstöße auf den Beschäftigungsgeber/das Unternehmen oder eine andere Stelle beziehen müssen, mit dem oder mit der die hinweisgebende Person selbst in beruflichem Kontakt stand oder steht.
Im Übrigen ist der unter § 2 HinSchG geregelte Schutzbereich aber sehr weit gefasst. Hinweisgebende Personen genießen den Schutz des HinSchG, wenn sie Verstöße gegen folgende Vorschriften melden:
- Verstöße gegen Strafvorschriften, dies umfasst jede Strafnorm nach deutschem Recht.
- Verstöße, die mit einem Bußgeld bedroht sind (also Ordnungswidrigkeiten), hier besteht aber die Einschränkung, dass die verletzte Norm dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient. Darunter fallen insbesondere Verstöße gegen
- den Arbeits- und Gesundheitsschutz,
- das Mindestlohngesetz oder
- das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz.
- Verstöße gegen bestimmte nationale oder europäische Rechtsvorschriften, insbesondere zum Umweltschutz, zur Geldwäsche, zur Produktsicherheit, zum Datenschutz sowie zum Schutz der Privatsphäre und Vertraulichkeit in der elektronischen Kommunikation.
Das Hinweisgebersystem darf nicht für falsche Anschuldigungen verwendet werden, die Meldung wissentlich falscher Informationen ist verboten.
Was gilt als Verstoß?
Verstöße sind Handlungen oder Unterlassungen im Rahmen einer beruflichen, unternehmerischen oder dienstlichen Tätigkeit, die rechtswidrig sind und als Verstoß gemeldet werden können (siehe „Was kann als Verstoß gemeldet werden?“). Hierzu können auch missbräuchliche Handlungen oder Unterlassungen gehören.
Was sind Informationen über Verstöße?
Informationen über Verstöße sind begründete Verdachtsmomente oder Wissen über tatsächliche oder mögliche Verstöße,
- die bei dem Beschäftigungsgeber, bei dem die hinweisgebende Person tätig ist oder war, oder
- bei einer anderen Stelle, mit der die hinweisgebende Person aufgrund ihrer beruflichen Tätigkeit im Kontakt steht oder stand,
- bereits begangen wurden oder sehr wahrscheinlich erfolgen werden.
Dies umfasst auch Informationen über Versuche der Verschleierung solcher Verstöße.
Wie können Sie Hinweise melden?
Hier besteht ein Wahlrecht zwischen interner und externer Meldung. Allerdings ist nach dem HinSchG die interne Meldung zu bevorzugen.
Daher verpflichtet das HinSchG den Beschäftigungsgeber bzw. das Unternehmen, eine interne Meldestelle einzurichten und Anreize dafür zu schaffen, dass sich Hinweisgebende vor einer Meldung an eine externe Meldestelle zunächst an die jeweilige interne Meldestelle wenden.
Alle Meldekanäle sind so zu gestalten, dass nur die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen zuständigen sowie die sie bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen Zugriff auf die eingehenden Meldungen haben.
Wie ist das interne Meldesystem bei ]init[ gestaltet?
]init[ versteht die Einrichtung des internen Meldesystems als sinnvolles Frühwarnsystem, das es ermöglicht, die Informationen zu prüfen und darauf zu reagieren, Compliance zu fördern und unsere Wertekultur zu optimieren.
Obwohl keine gesetzliche Verpflichtung besteht, bieten wir zur Verringerung von Hemmschwellen und zur Unterstützung unseres Compliance-Verständnisses bei unserem internen Meldekanal auch die Möglichkeit einer anonymen Kommunikation zwischen Hinweisgebenden und Meldestelle an.
]init[ nimmt den Umgang mit Meldungen von Hinweisgebern sehr ernst, bearbeitet jeden eingereichten Hinweis und veranlasst Untersuchungen, sofern dies möglich und erforderlich ist.
Eine wichtige Säule des Hinweisgebersystems ist der Grundsatz des fairen Verfahrens. Es garantiert den größtmöglichen Schutz für Hinweisgebende, Betroffene und Mitarbeitende, die an der Aufklärung des gemeldeten Fehlverhaltens mitwirken.
Es werden keine Benachteiligungen von Hinweisgebenden und allen Personen, die zu Untersuchungen beitragen, toleriert. Für die betroffenen Personen gilt die Unschuldsvermutung, bis der Verstoß nachgewiesen ist.
Alle abgegebenen Hinweise werden absolut vertraulich behandelt.
Für die interne Meldestelle sind unabhängige und weisungsfreie Ansprechpartner:innen tätig.
Um unser internes Meldesystems für die Hinweisgebenden möglichst einfach und vertrauensvoll zu gestalten, haben wir für die Abgabe von Meldungen eine externe und unabhängige Kanzlei mit der Entgegennahme und Vorabprüfung der Meldungen beauftragt.
Meldung über die Hotline
Die Whistleblower-Hotline erreichen Sie unter der Telefonnummer +49 30 23 59 87 057.
Meldung via E-Mail
Per E-Mail können Meldungen an die folgende E-Mail-Adresse gesendet werden, die direkt bei der vorgenannten externen Rechtsanwaltskanzlei eingeht: meldung.init@meldemanagement.de.
Wie werden Ihre personenbezogenen Daten geschützt?
Ohne Ihre Einwilligung wird Ihre Identität den für die Bearbeitung von Whistleblower-Meldungen autorisierten Personen nicht mitgeteilt. Abhängig von den mitgeteilten Informationen können ggf. Rückschlüsse auf die Hinweisgebenden unter Umständen jedoch nicht ausgeschlossen werden.
Wir verarbeiten personenbezogenen Daten im Rahmen des Hinweisgebersystems ausschließlich zum Zweck der Untersuchung des gemeldeten Vorfalls, zur Beendigung eines etwaigen Verstoßes und zur zukünftigen Verhinderung vergleichbarer Vorfälle.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art 6 Abs 1 lit. c DSGVO), da wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, ein Hinweisgebersystem zu betreiben. Darüber hinaus ist die Datenverarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich (Art 6 Abs 1 lit. f DSGVO), da wir ein großes Interesse an der frühzeitigen Feststellung, Aufklärung und Verhinderung von Gesetzesverstößen und Fehlverhalten haben.
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt im Fall Ihrer Einwilligung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Die ]init[ AG stellt grundsätzlich sicher, dass Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich für eine begrenzte Anzahl von befugten Personen zugänglich sind, die diese Daten für die Bearbeitung der Meldungen und die Untersuchung der gemeldeten Verstöße kennen müssen. Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Unter Umständen kann eine gesetzliche Verpflichtung bestehen, Informationen über Ihre Person an andere Stellen (z.B. Behörden oder Gerichte) weiterzugeben.
Weitere Datenschutzinformationen zu unserem Hinweisgebersystem finden Sie am Ende dieser Seite.
Wie erreichen Sie die externe Meldestelle?
Neben der Möglichkeit, Meldungen zu Hinweisen an unsere eigene Meldestelle zu richten, haben Hinweisgebende nach dem HinSchG alternativ die Möglichkeit, sich an externe Meldestellen zu wenden.
Weiterführende Informationen zu diesen Möglichkeiten sind auf der Internetseite des Bundesamts für Justiz erhältlich:
Datenschutzinformationen zum Hinweisgebersystem der ]init[ AG
Hier erfahren Sie, wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten bei der Nutzung unseres Hinweisgebersystems umgehen.
I. Entgegennahme von Whistleblowing-Meldungen über die externe Hotline
Um unser internes Meldesystems für Hinweisgebende möglichst einfach und vertrauensvoll zu gestalten, haben wir für die Abgabe von Meldungen die externe und unabhängige Kanzlei Orth Kluth Rechtsanwälte Partnerschaftsgesellschaft mit beschränkter Berufshaftung (mbB) - im Folgenden Orth Kluth - mit der Entgegennahme und Vorabprüfung der Meldungen beauftragt.
Orth Kluth führt die Entgegennahme und Vorabprüfung der Meldungen in eigener Verantwortlichkeit und nicht im Rahmen einer Auftragsverarbeitung durch. Insoweit gelten die nachfolgenden Datenschutzhinweise von Orth Kluth:
Orth Kluth nimmt Compliance-Meldungen („Whistleblowing-Meldungen“) entgegen, die wie folgt abgegeben werden können:
- unter der Telefonnummer: +49 30 23 59 87 057 oder
- per E-Mail – gerichtet an die folgende E-Mail-Adresse: meldung.init@meldemanagement.de oder
- während eines persönlichen Treffens
sämtliche Kommunikationswege im Folgenden als „Hotline“ bezeichnet.
Es können Hinweise zu Verstößen gegen Vorschriften im Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes (vgl. §§ 2, 3 HinSchG) sowie – darüber hinaus – Hinweise zu sämtlichen Ordnungswidrigkeiten und sonstigen Compliance-Verstößen in Bezug auf die ]init[ AG gemeldet werden.
Hinweisgebende können die Hotline nutzen, ohne dass ihr Name oder andere Informationen zu ihrer Person, die geeignet sind, sie zu identifizieren, den für die Bearbeitung von Whistleblower-Meldungen autorisierten Personen der ]init[ AG mitgeteilt werden. Abhängig von den mitgeteilten Informationen können Rückschlüsse auf die Hinweisgebenden unter Umständen jedoch nicht ausgeschlossen werden. Nachfolgend informieren wir über die Datenverarbeitungen im Rahmen der Hotline:
1. Verantwortliche Stelle
Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:
Orth Kluth Rechtsanwälte Partnerschaftsgesellschaft mbB
Kaistraße 6, 40221 Düsseldorf
Telefon: +49 211 60035-0
Website: www.orthkluth.com
Orth Kluth wird nicht als Auftragsverarbeiter der ]init[ AG tätig.
2. Datenschutzbeauftragter
Den Datenschutzbeauftragten von Orth Kluth erreichen Sie unter folgenden Kontaktdaten:
An den Datenschutzbeauftragten
c/o Orth Kluth Rechtsanwälte Partnerschaftsgesellschaft mbB
Kaistraße 6, 40221 Düsseldorf
Telefon: +49 211 60035-450
E-Mail: datenschutzbeauftragter@orthkluth.com
3. Zweck & Umfang der Datenverarbeitung
Im Rahmen der Hotline verarbeitet Orth Kluth Daten, die Hinweisgebende mitteilen, ausschließlich zum Zweck der Entgegennahme, rechtlichen Bewertung, Dokumentation und Weiterleitung der Informationen an die zur Bearbeitung der Meldungen zuständige Stellen der ]init[ AG (im Folgenden: „designierte Stelle“). Die Datenverarbeitung durch Orth Kluth erfolgt im Zusammenhang mit der gesetzlichen Pflicht und zur Wahrung des diesbezüglichen berechtigten Interesses der ]init[ AG, durch die Hotline die Möglichkeit zur Meldung von Hinweisen zu möglichen Straftaten, Ordnungswidrigkeiten und sonstigen Compliance-Verstößen zu schaffen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Soweit die Datenverarbeitung auf Grundlage dieses berechtigten Interesses erfolgt, haben betroffene Personen grundsätzlich das Recht, der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen (Art. 21 DSGVO).
Die Identität von Hinweisgebenden wird vertraulich behandelt. Eine Offenlegung der Identität einer hinweisgebenden Person erfolgt nur nach ausdrücklicher Zustimmung. Dies gilt ebenso für die Telefonnummer oder E-Mail-Adresse, sofern uns diese mitgeteilt werden. Unter Umständen können gesetzliche Verpflichtungen entstehen, Informationen über die Identität der Hinweisgebenden an andere Stellen (z.B. Behörden/ Gerichte) weiterzugeben.
Orth Kluth speichert Daten grundsätzlich nur für die Dauer der Bearbeitung einer Meldung. Anschließend werden sämtliche Daten vollständig gelöscht.
Sofern Hinweisgebende es wünschen, durch Orth Kluth über den jeweiligen Bearbeitungsstand informiert zu werden, ist die Mitteilung von Kontaktdaten (E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer) erforderlich. Diese Daten verarbeitet Orth Kluth ausschließlich im Zusammenhang mit der Kontaktaufnahme zum Zwecke der Mitteilung des Bearbeitungsstandes auf Grundlage einer Einwilligung des/der Hinweisgebenden (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit von Datenverarbeitungen, die bis zum Widerruf einer Einwilligung durchgeführt wurden, bleibt unberührt. In diesem Zusammenhang speichert Orth Kluth Daten, bis eine Information des/der Hinweisgebenden über den Bearbeitungsstand erfolgt ist, sofern nicht zuvor ein Widerruf der Einwilligung durch den/die Hinweisgebenden erfolgt ist. Darüber hinaus speichert Orth Kluth zu Nachweiszwecken allein die Einwilligungserklärung als solche.
Sofern Hinweisgebende es wünschen, dass ihre Kontaktdaten von Orth Kluth an die designierte Stelle weitergeleitet werden, damit diese Stelle den/die Hinweisgebende:n über den jeweiligen Bearbeitungsstand informieren kann, ist die Mitteilung von Kontaktdaten (E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer) erforderlich. Diese Daten verarbeitet Orth Kluth ausschließlich zum Zweck der Weiterleitung an die designierte Stelle auf Grundlage einer Einwilligung des/der Hinweisgebenden (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit von Datenverarbeitungen, die bis zum Widerruf einer Einwilligung durchgeführt wurden, bleibt unberührt. In diesem Zusammenhang speichert Orth Kluth Daten bis zum Abschluss der Weiterleitung der Kontaktdaten und den Erhalt einer Eingangsbestätigung durch die designierte Stelle, sofern nicht zuvor ein Widerruf der Einwilligung durch den/die Hinweisgebende:n erfolgt ist. Darüber hinaus speichert Orth Kluth zu Nachweiszwecken allein die Einwilligungserklärung als solche.
4. Betroffenenrechte
Betroffene Personen haben grundsätzlich ein Recht auf Auskunft über die Datenverarbeitung, Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Datenverarbeitung oder ein Widerspruchsrecht sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit. Betroffene Personen haben daneben das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.
II. Bearbeitung der Meldungen und Untersuchung der gemeldeten Verstöße durch die ]init[ AG
Die weitere Überprüfung der von Orth Kluth an ]init[ übermittelten Meldungen sowie die internen Untersuchungen erfolgen durch die bei der ]init[ AG eingerichteten internen Meldestelle.
1. Verantwortliche Stelle
Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die
]init[ AG für digitale Kommunikation
Köpenicker Str. 9
10997 Berlin
Tel.: +49 30 97006 200
Fax: + 49 30 97006 135
www.init.de
2. Datenschutzbeauftragter
Den Datenschutzbeauftragten der ]init[ AG erreichen Sie unter folgenden Kontaktdaten: datenschutz@init.de.
Wir legen großen Wert auf den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und erheben, verarbeiten und nutzen Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich in Übereinstimmung mit den nachfolgend beschriebenen Grundsätzen und im Einklang mit den gesetzlichen Datenschutzvorschriften.
3. Zweck der Datenverarbeitung
Zweck des Hinweisgebersystems und der damit verbundenen Datenverarbeitung ist, Hinweise von (mutmaßlichen) Gesetzes- oder schweren internen Regelverstößen auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen und zu bearbeiten, soweit sich diese Hinweise auf die ]init[ AG beziehen. Zudem dient das Hinweisgebersystems der Verhinderung von Straftaten oder sonstigen Rechtsverstößen im Zusammenhang mit einem Beschäftigungsverhältnis oder einem beruflichen Kontakt mit der ]init[ AG.
4. Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art 6 Abs 1 lit. c DSGVO), da wir nach dem Hinweisgeberschutzgesetz dazu verpflichtet sind, ein Hinweisgebersystem zu betreiben. Darüber hinaus ist die Datenverarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich (Art 6 Abs 1 lit. f DSGVO), da wir ein großes Interesse an der frühzeitigen Feststellung, Aufklärung und Verhinderung von Gesetzesverstößen und Fehlverhalten haben.
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt im Fall Ihrer Einwilligung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
5. Kategorien personenbezogener Daten
Im Rahmen des Hinweisgebersystems werden folgende Daten verarbeitet:
- Angaben über die beschuldigte/beteiligte Person (z. B. Name, Vorname, Titel, Kontaktdaten, Position und Angaben zur Beschäftigung),
- Angaben über den (mutmaßlichen) Verhaltensverstoß sowie die entsprechenden Sachverhalte,
- Sofern Sie Ihre Meldung anonym abgeben, werden keine personenbezogenen Daten über Sie erhoben. Abhängig von den mitgeteilten Informationen können jedoch ggf. Rückschlüsse auf Ihre Person unter Umständen jedoch nicht ausgeschlossen werden,
- Bei nicht anonymen Meldungen werden personenbezogene Angaben wie Name, Kontaktdaten sowie ggf. auch persönliche Informationen der mit Ihrer Meldung mitgeteilten Umstände verarbeitet.
6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten
Die ]init[ AG stellt grundsätzlich sicher, dass Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich für eine begrenzte Anzahl von befugten Personen zugänglich sind, die diese Daten für die Bearbeitung der Meldungen und die Untersuchung der gemeldeten Verstöße kennen müssen.
Die Bearbeitung des Hinweises wird daher nur mit jenen Personen durchgeführt, deren Zuständigkeitsbereich von der Meldung betroffen ist und von denen anzunehmen ist, dass mit ihnen eine Aufklärung des Falles gelingen kann.
Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Empfänger außerhalb unseres Unternehmens erfolgt nur, soweit wir dazu gesetzlich berechtigt oder verpflichtet sind. Unter diesen Voraussetzungen können externe Empfänger personenbezogener Daten z.B. Behörden, Gerichte, Berater, Sachverständige oder Rechtsvertreter sein.
7. Dauer der Datenspeicherung
Personenbezogene Daten werden für die Dauer aufbewahrt, die zur Aufklärung und abschließenden Beurteilung des Hinweises notwendig ist. Nach Abschluss der Untersuchungen wird die Dokumentation einer Hinweisgebermeldung sowie sämtliche mit dieser in einem Zusammenhang stehenden Informationen für einen Zeitraum von drei (3) Jahren ab dem Abschlussdatum gespeichert. Im Falle der Einleitung von gerichtlichen/behördlichen Verfahren kann eine Aufbewahrung bis zum Verfahrensabschluss bzw. bis zum Ablauf von Rechtsbehelfsfristen erfolgen.
8. Automatisierte Entscheidungsfindung
Im Rahmen des Hinweisgebersystems findet keine automatisierte Entscheidungsfindung gem. Art. 22 DSGVO statt.
Weitere Informationen
Weitere Informationen zum Datenschutz bei der ]init[ AG finden Sie hier.