Datenschutz Webex

Mit den folgenden Hinweisen informieren wir Sie über die Datenverarbeitung bei der Nutzung des Videokonferenztools Cisco Webex Meetings (nachfolgend Webex). Webex ist ein Service der Cisco Systems Inc. (nachfolgend Cisco) mit Sitz in 300 East Tasman Dr., San Jose, CA 95134, USA.

Cisco verarbeitet Ihre freiwilligen Angaben sowie Ihre Metakommunikationsdaten in dem Cisco Webex Rechenzentrum am europäischen Standort Amsterdam, Niederlande. Für die USA ist ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vorhanden, das Trans-AtlanticData Privacy Framework (TADPF). Cisco Systems Inc. hat sich nach dem TADPF zertifiziert und damit verpflichtet, europäische Datenschutzgrundsätze einzuhalten. Darüber hinaus haben wir mit Cisco eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung Data Protection Agreement geschlossen, auch wenn Datenflüsse aus Europa in die USA vertraglich nicht vorgesehen sind. Sofern ein Meeting aufgezeichnet wird, erfolgt die Datenverarbeitung je nach Umsetzung auf einem Server der ]init[ AG in einem nach ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum.

Grundsätzlich ist die Registrierungsmaske in der Voreinstellung deaktiviert. In Einzelfällen haben Sie die Möglichkeit, sich als „Gast“ anzumelden. Sofern Sie sich registrieren, verarbeitet Cisco Ihre freiwilligen Anmeldedaten wie bspw. Ihr Name, Nachname, Ihre E-Mail Adresse und entsprechende Metakommunikationsdaten (einschließlich der Daten zur Sitzung und zur Nutzung). Rechtsgrundlage für die Teilnahme an Webkonferenzen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Sofern kein Vertragsverhältnis besteht, beruht die Teilnahme auf Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von Online-Meetings, Umfragen, Wissensvermittlung, Organisation und des Informationsaustauschs. In Einzelfällen kommt Art. 6 Abs 1 lit. a) DSGVO in Betracht. 

Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Weitere Ausführungen zu Ihren Rechten finden Sie in unseren Datenschutzhinweisen. Näheres zu „Webex“ finden Sie auf dem Trustportal von Webex und auf der Webste von Cisco.

Wenn Online-Meetings aufgezeichnet werden, werden wir Ihnen das vor Aufzeichnung transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten.

Im Rahmen unserer Online Meetings über Webex verarbeiten wir je nach Teilnahme und Voreinstellung folgende Daten:

• Registrierungs- bzw. Anmeldedaten
• Kommunikationsdaten wie E-Mail-Adresse, Telefonnummer
• Personenstammdaten wie Vorname, Nachname, Profilbild
• Inhalte des Onlinemeetings, Bild und Ton und wenn Sie personenbezogen in Erscheinung treten
• Ihre Beiträge in Wort und / oder Schrift, Chatfunktion

Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Webex“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen. Insbesondere bei Schulungen wird das Mikrofon, die Kamera sowie die Chatfunktion grundsätzlich bereits in der Voreinstellung deaktiviert.

Wir löschen bzw. anonymisieren personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung/ Identifizierung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere für Dokumentationszwecke und dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oderabwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Bitte beachten Sie: Sofern ]init[ nur für die Durchführung des Webex Meetings als Auftragsverarbeiter tätig ist, ist der Verantwortliche für die Datenverarbeitung der Kunde, der ]init[ mit der Durchführung beauftragt hat. In diesem Fall gelten insbesondere zur Information Ihrer Rechte die Datenschutzhinweise des Kunden.

Ansprechpartner Datenschutz

Ansprechpartner Datenschutz für die Durchführung des Cisco Webex Meetings:

]init[ AG für digitale Kommunikation
z. Hd. Datenschutzbeauftragter
Köpenicker Str. 9
10997 Berlin

datenschutz@init.de

Weiterführende Datenschutzhinweise der ]init[ AG. Als Kunde entnehmen Sie bitte weitere Informationen, insbesondere Ihre Rechte, hier Datenschutz für Geschäftspartner.

Urheberrecht

Webkonferenzunterlagen sind urheberrechtlich geschützt und dürfen nicht – auch nicht auszugsweise – ohne vorherige schriftliche Einwilligung vervielfältigt oder an Dritte weitergegeben werden. Ein Mitschnitt der Telefonkonferenz und/oder Veranstaltung, z.B. auf Ton- oder Videobänder, ist nicht zulässig.