Datenschutzinformation für geschäftliche Kontakte
Datenschutzhinweise nach Art. 13, 14 DSGVO.
Diese Datenschutzerklärung gilt insbesondere für die Mitarbeitenden unserer Vertrags-, Kooperations-, Beratungs-, Netzwerk- und Projektpartner sowie sonstige Projektbeteiligte, die Mitarbeitenden unserer Kunden, Dienstleister, Auftragnehmer und Auftragsverarbeiter, Freelancer:innen sowie Pressevertretende. Sie betrifft alle personenbezogenen Daten, die Sie uns als „natürliche Person“ und Geschäftspartner:innen (z. B. als Einzelkaufleute, Unternehmer:innen oder Mitarbeitende einer unserer Geschäftspartner) im Rahmen unserer Geschäftsbeziehungen zur Verfügung stellen.
Name und Anschrift des Verantwortlichen
Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Webseite ist die
]init[ AG für digitale Kommunikation (im Folgenden „]init[ AG“ oder „wir“)
Köpenicker Str. 9
10997 Berlin
Tel.: +49 30 97006 200
Fax: + 49 30 97006 135
www.init.de
Sie haben allgemeine Fragen zum Datenschutz? Dann wenden Sie sich bitte an:
]init[ AG für digitale Kommunikation
z. Hd. Datenschutzbeauftragter
Mühlenstr. 40
10243 Berlin
Wir legen großen Wert auf den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und erheben, verarbeiten und nutzen Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich in Übereinstimmung mit den nachfolgend beschriebenen Grundsätzen und im Einklang mit den gesetzlichen Datenschutzvorschriften.
Kontaktdaten des externen Datenschutzbeauftragten
Sie erreichen unseren externen Datenschutzbeauftragten unter:
DataGuard GmbH
Sandstraße 33
80335 München
Umfang der Datenverarbeitung und Datenkategorien
In Bezug auf unsere Geschäftspartner:innen verarbeiten wir insbesondere die folgenden Kategorien personenbezogener Daten:
- Kontaktinformationen wie Anrede, Vor- und Nachname, geschäftliche Kommunikationsdaten wie Anschrift, E-Mailadresse, Telefonnummer, Mobilfunknummer, Faxnummer
- Sonstige für die Durchführung und Abwicklung von Verträgen, Aufträgen und Anfragen verbundene persönliche Informationen
- Daten im Rahmen der Nutzung von Videokonferenztools
- Zahlungs- und Abwicklungsdaten wie Kontodaten und andere zur Abwicklung von Zahlungsvorgängen erforderliche Angaben
- Account- und Logdaten inkl. Accesslogs im Zusammenhang mit einer Kollaboration auf den IT-Infrastrukturen bzw. IT-Systemen der ]init[ AG sowie im Rahmen einer Ticketerstellung und -bearbeitung
- Informationen, die wir aus öffentlichen Quellen, Informationsdatenbanken oder von Auskunfteien erheben.
Zweck der Datenverarbeitung
Die Datenverarbeitung erfolgt zwecks
- Kommunikation mit unseren Geschäftspartner:innen und Durchführung vertragsbezogener Korrespondenz
- Planung, Durchführung und Verwaltung der vertraglichen und vorvertraglichen Geschäftsbeziehung zwischen der ]init[ AG und den Geschäftspartner:innen einschließlich der Verwaltung in einer Vertragsdaten- bzw. Kundendatenbank
- Abwicklung und Durchführung von Aufträgen
- Abrechnung und Zahlungsabwicklung sowie Buchhaltung
- Zusammenarbeit in Kollaborationstools
- Durchführung von Webkonferenzen, Webinaren und Präsenzveranstaltungen
- Durchführung von auftrags- und projektbezogenen (Kunden)Zufriedenheitsbefragungen
- Aufrechterhalten und Schutz der Sicherheit unserer IT-Infrastruktur
- Verhindern und Aufdecken von Sicherheitsrisiken, betrügerischem Vorgehen oder anderen kriminellen oder mit Schädigungsabsicht vorgenommenen Handlungen
- Einhalten von rechtlichen Anforderungen (z. B. von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten) sowie der seitens der ]init[ AG vorgegebenen Richtlinien und Standards
- Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Gleiches bezieht sich je nach Ausgestaltung auch auf die Anbahnung von Geschäftsbeziehungen zu unseren Geschäftspartnern, z.B. bei Abschluss von NDAs, vorvertraglichen Vereinbarungen zur Ausführung von Aufträgen oder zur Beteiligung an Ausschreibungen, der Evaluierung von Projektpartnerschaften, etc.
Rechtsgrundlage(n) der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgt auf Basis der nachfolgenden Rechtsgrundlagen:
- Im Rahmen der Vertragsanbahnung, der Vertragserfüllung und der Vertragsbeendigung sowie Erfüllung vorvertraglicher Maßnahmen und / oder vertraglicher Pflichten aus dem mit Ihnen abgeschlossen Vertrag, z. B. aus einem Kauf-, Werks-, Dienstleistungs-, Lizenz- oder Mietvertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO)
- Zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen wie z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten, gesellschafts-, datenschutz- und zivilrechtliche Verpflichtungen, auch hinsichtlich der Erfüllung von Nachweispflichten unter Beachtung der jeweiligen gesetzlichen Regelungen (Artikel 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO
- Zur Wahrung der berechtigten Interessen der ]init[ AG wie z. B. zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche, zur Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, zur Gewährleistung der IT-Sicherheit, zur Optimierung unserer Geschäftsprozesse wie z. B. durch das Führen einer „Customer Relationship Management“-Datenbank und im Rahmen der Durchführung von (Kunden)Zufriedenheitsbefragungen, zur Gewährleistung der Betriebssicherheit und zur Geschäftssteuerung, zur Gebäude- und Anlagensicherheit (z. B. Zutrittskontrollen), für den Abgleich mit europäischen und internationalen Risikolisten, falls dies über die gesetzlichen Verpflichtungen, z. B. des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz, hinausgeht, zur Minderung von Ausfallrisiken in unseren Beschaffungsprozessen durch Konsultation von Auskunfteien, zur Sicherstellung und Wahrung des Hausrechtes (Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO, § 25 Abs. 2 TDDDG).
- Auch die Nutzung der Kontaktdaten von Mitarbeitenden unserer Geschäftspartner:innen erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses, solange und soweit dies der auftrags- oder projektbezogenen Zusammenarbeit im Rahmen der Vertragserfüllung dient (Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO).
- Auf Basis Ihrer Einwilligung zum jeweils explizit ausgewiesenen Zweck, z. B. bei der Bestellung eines Newsletters, der Teilnahme an (Kunden-)Zufriedenheitsbefragungen oder der Nutzung ]init[-eigener Projektsteuerungssoftware (§ 25 Abs. 1 TDDDG i. V. m. Artikel 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO).
Kategorien von Empfängern
Innerhalb der ]init[ AG erhalten nur die Unternehmenseinheiten Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten sowie zur Durchführung unserer internen Prozesse benötigen (z. B. Vertrieb, Einkauf, Finanzbuchhaltung oder das IT-Management).
Auch den von der ]init[ AG eingesetzten Dienstleister:innen übermitteln wir Ihre Daten nur, wenn dies zur Erfüllung der o. g. Zwecke der Datenverarbeitung erforderlich ist. Dies sind insbesondere externe Unternehmen in den Bereichen der wirtschaftlichen und rechtlichen Beratung und der IT-Dienstleistungen. Soweit diese Dienstleister als Auftragsverarbeiter:innen tätig sind, sind diese auf Grundlage des Art. 28 DSGVO vertraglich verpflichtet, eine Datenverarbeitung nur nach Weisung der ]init[ AG und unter Einhaltung der geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen durchzuführen.
Soweit im Ausnahmefall die Beauftragung eines Dienstleistenden außerhalb der EU / des EWR erfolgt, ist sichergestellt, dass dies nur Dienstleister:innen betrifft, die ihren Sitz in einem Drittland mit Angemessenheitsbeschluss haben und erforderlichenfalls eine für das Land geltende Zertifizierung nachweisen können. Bei einer Übermittlung in ein Drittland, für das mangels Angemessenheitsbeschluss kein anerkanntes Datenschutzniveau anerkannt ist, z. B. bei einer internationalen Geschäftsbeziehung oder Zahlungsabwicklung, wird die ]init[ AG sämtliche von der EU-Kommission und den deutschen Datenschutzbehörden geforderten Maßnahmen, wie den Abschluss von sog. Standardvertragsklauseln, die Einforderung zusätzlicher Garantien sowie die Durchführung eines Transfer Impact Assessments, durchführen, um ein der DSGVO vergleichbares Datenschutzniveau sicherzustellen.
Darüber hinaus kann insbesondere zur Aufdeckung von Straftaten eine Datenübermittlung an Strafverfolgungsbörden in Betracht kommen.
Dauer der Datenspeicherung
Die ]init[ AG speichert Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies zur Erfüllung des Zwecks, für den sie erhoben wurden, zur Erfüllung gesetzlicher, behördlicher oder interner Vorschriften sowie zur Wahrung berechtigter Interessen der ]init[ AG erforderlich ist. Mit Wegfall des Zweckes/berechtigten Interesses der Datenverarbeitung werden Ihre Daten gelöscht, soweit dem nicht steuerrechtliche, handelsrechtliche oder sonstige gesetzliche Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. In diesem Fall werden Ihre Daten bis zum Ablauf der jeweiligen Fristen gespeichert und sodann gelöscht.
So werden z. B. sämtliche Buchungsbelege für die Dauer von 8 Jahren, Vertragsunterlagen, empfangene und die Wiedergabe abgesandter Handelsbriefe sowie Abnahmeprotokolle bei Werkverträgen für die Dauer von 6 bzw. 3 Jahren gespeichert.
Pflicht zur Bereitstellung von personenbezogenen Daten
Sie sind zur Bereitstellung dieser Daten nicht verpflichtet .Soweit es sich jedoch um eine vertragliche Geschäftsbeziehung handelt, können wir diese ohne Bereitstellung der personenbezogenen Daten nicht durchführen. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt insoweit auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b) der DSGVO.
Automatisierte Entscheidungsfindung
Die ]init[ AG verwendet Ihre Daten nicht für eine automatisierte Entscheidungsfindung oder zum Profiling.
Weitere Datenschutzinformationen, insbesondere zu Ihren Rechten als sog. betroffene Person finden Sie hier.
Anpassungen
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit zu aktualisieren. Aktualisierungen dieser Datenschutzerklärung werden auf unserer Webseite veröffentlicht. Änderungen gelten ab ihrer Publikation auf unserer Webseite.
Die ]init[ AG ist Mitglied in der Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherheit e. V.
Stand der Datenschutzinformation: Mai 2026