Es ist eine der wichtigsten Verwaltungsleistungen für junge Menschen: Im Jahr 2018 erhielten 726.732 Schülerinnen und Schüler sowie Studierende Unterstützungsleistungen nach dem BAföG. Bei der Beantragung tritt die junge Zielgruppe häufig zum ersten Mal mit Behörden in Kontakt und wird mit komplexen Formularen und Anforderungen konfrontiert: Sie müssen die richtigen Formulare finden, bis zu acht Formblätter mit mehreren Seiten ausfüllen und die geforderten Nachweise erbringen. Und das jedes Jahr aufs Neue.

OZG-Digitalisierungslabor BAföG

Wie sieht die papierlose, digitale Zukunft des BAföG-Antrags aus? Dieser Frage sind wir im Rahmen eines Digitalisierungslabors gemeinsam mit BAföG-Expertinnen und -Experten des Bundesministeriums für Bildung und Forschung (BMBF) und der Länder, Studierendenwerken und BAföG-Empfängerinnen und -empfängern nachgegangen. Schon 2020 soll der neue einheitliche, nutzerfreundliche Online-Service in ausgewählten Bundesländern als länderübergreifende Lösung den Pilotbetrieb aufnehmen.

Die erste Phase auf diesem Weg ist bereits abgeschlossen: In mehreren agilen und kreativen Design Sprints moderierten und strukturierten unsere Strategy Consultants und UX Designer den Austausch zwischen den Stakeholdern. In dem nutzerzentrierten Konzeptionsverfahren wurde eine gemeinsame Zielvision entwickelt, konkrete Lösungsideen diskutiert und eine Umsetzungsperspektive abgestimmt.

Video zur Arbeit im BAföG-Labor (BMBF/BMI)

Studierende, Schülerinnen und Schülern sowie Eltern testeten den im Labor entwickelten Klick-Dummy der Anwendung und lieferten wertvolles Feedback für eine besonders nutzerfreundliche und bedarfsorientierte Interaktionsoberfläche. Teil der umfangreichen Usability-Tests waren auch junge Menschen mit Behinderung, um Barrieren im Gestaltungsansatz zu identifizieren.

„Alles im Bereich BAföG funktioniert digitalisiert, medienbruchfrei und ortsunabhängig in beide Richtungen. Die Antragsstellung muss so vereinfacht werden, dass alle potenziellen BAföG-Empfänger zu tatsächlichen werden.“

– Zielvision Digitalisierungslabor BAföG

MVP-Umsetzung in der Pilotphase

Mit dem Abschluss der Labor-Phase fiel der Startschuss für die Backend- und Frontend-Entwicklung. Damit BAföG Digital bis 2022 als vollfunktionsfähige Antrags-Plattform mit einheitlichem Web-Frontend bundesweit online gehen kann, wird die Anwendung als Minimum Viable Product (MVP) entwickelt und zunächst in Pilotländern erprobt. In agilen Sprints und im engen arbeitsteiligen Vorgehen mit den Ländern wird derzeit die Basisversion umgesetzt. Diese wird bereits alle Kernfunktionalitäten für die elektronische Antragstellung enthalten: Antrags-Konfigurator, Antragsassistent, Dokumenten-Upload, Datenübernahme in Folgeanträge, Benutzerkonten für Antragssteller und Eltern, Anbindung an das Nutzerkonto Bund.

Das MVP schafft die technischen Voraussetzungen, damit die Fachverfahren der Länder sicher und performant mit BAföG Digital Antragsdaten austauschen können. Damit können die Antragsdaten direkt und medienbruchfrei in die Systeme der Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter übertragen werden, was zu einer zusätzlichen Entlastung in den zuständigen Stellen der Verwaltung führt.

Die Zusammenarbeit aller föderalen Ebenen im Projekt BAföG Digital ist ein gutes Beispiel dafür, wie eine gemeinsame länderübergreifende und vor allem nutzerfreundliche Digitalisierung von Verwaltungsleistungen nach dem Onlinezugangsgesetz (OZG) gelingen kann.