Über 680.000 Schülerinnen und Schüler sowie Studierende erhalten gesetzliche Ausbildungshilfe. Für den BAföG-Antrag treten die meisten jungen Menschen häufig zum ersten Mal mit Behörden in Kontakt. Sie müssen aus neun Formblättern die richtigen auswählen, mehrere Seiten ausfüllen und die geforderten Nachweise erbringen. Und das jedes Jahr aufs Neue.

Ein ganz schöner Papierwust? Nicht mehr. Denn mit BAföG Digital kann man die finanzielle Förderung nun einfacher mit einem digitalen Assistenten beantragen. In Sachsen-Anhalt, Rheinland-Pfalz, Berlin, Hessen und Nordrhein-Westfalen geht der Pilot zuerst online.

Vor dem Launch haben wir dafür gesorgt, dass der Assistent genau zur Zielgruppe passt. Wie? Wir haben die Nutzerinnen und Nutzer sowie Expertinnen und Experten in unseren Digitalisierungslaboren einfach direkt gefragt, was sie brauchen. Mit dem Feedback haben wir dann einen Klick-Dummy und das Minimum Viable Product für die Pilotphase gebaut.

Vom kreativen Austausch zum Klick-Dummy

Wie sieht die papierlose, digitale Zukunft des BAföG-Antrags aus? BAföG-Expertinnen und -Experten des Bundesministeriums für Bildung und Forschung (BMBF) und der Länder, Studierendenwerke und BAföG-Empfängerinnen und -empfänger haben in Digitalisierungslaboren gemeinsam mit ]init[ Antworten gefunden.

In mehreren agilen Design Sprints moderierten und strukturierten unsere Strategy Consultants und UX Designer den kreativen Austausch. Heraus kamen Ideen für einen Klick-Dummy, den Studierende, Schülerinnen und Schüler sowie Eltern direkt testeten. Teil der umfangreichen Usability-Tests waren auch junge Menschen mit Behinderung, um Barrieren im Gestaltungsansatz zu identifizieren.

„Alles im Bereich BAföG funktioniert digitalisiert, medienbruchfrei und ortsunabhängig in beide Richtungen. Die Antragsstellung muss so vereinfacht werden, dass alle potenziellen BAföG-Empfänger zu tatsächlichen werden.“

– Zielvision Digitalisierungslabor BAföG

Vom Klick-Dummy zum Minimum Viable Product

Damit BAföG Digital bis 2022 als vollfunktionsfähige Antrags-Plattform mit einheitlichem Web-Frontend bundesweit online gehen kann, wird es nun als Minumum Viable Product (MVP) zunächst in einigen Bundesländern erprobt. ]init[ hat das MVP in agilen Sprints und im engem Austausch mit den Ländern entwickelt. Die Funktionen machen den Antragstellerinnen und -stellern das Leben einfacher. Auch für die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter in den Behörden ist BAföG Digital ein Gewinn. Mit dem MVP können sie sicher, schnell und medienbruchfrei Antragsdaten mit den Nutzerinnen und Nutzern austauschen.

Funktionen der Basisversion von BAföG Digital

• Antrags-Konfigurator
• Antragsassistent
• Dokumenten-Upload
• Datenübernahme in Folgeanträge
• Benutzerkonten für Antragssteller und Eltern
• Anbindung an das Nutzerkonto Bund
• Antragsdatenaustausch

Die Zusammenarbeit aller föderalen Ebenen im Projekt BAföG Digital ist ein gutes Beispiel dafür, wie eine gemeinsame länderübergreifende und vor allem nutzerfreundliche Digitalisierung von Verwaltungsleistungen nach dem Onlinezugangsgesetz (OZG) gelingen kann.