Weniger Bürokratie, mehr Zukunft: Digitale Nachweisabrufe für Online-Services

Digitale Nachweisabrufe bauen Verwaltungshürden ab, heben Online-Services auf das nächste Level und unterstützen echte Ende-zu-Ende-Digitalisierung. Wir unterstützen Sie bei der Umsetzung als Expert:innen für nutzerfreundliche und durchgehende Online-Dienste.  

Zwei Mitarbeiterinnen an höhenverstellbaren Schreibtischen arbeitend.
Ein Mitarbeiter schreibt am Arbeitsplatz einen Text.
Eine junge Frau blickt auf ihren Laptop. Sie sitzt in einem lichtdurchfluteten Raum mit einer Tasse Kaffee neben sich auf dem Schreibtisch.

Once-Only angehen

Warum müssen Antragstellende mit viel Aufwand verschiedenste Dokumente von Behörde zu Behörde bringen? Oft liegen die entsprechenden Informationen der Verwaltung längst vor – nur eben nicht exakt an der gleichen Stelle. Nachweise können direkt im Online-Service von einer anderen Behörde digital abgerufen werden. Mit dem Once-Only-Prinzip gehören umständliche Datenabfragen der Vergangenheit an – auf Dauer. 

Bereits jetzt bieten die technischen Rahmenbedingungen und Prozesse für Verwaltungen die Möglichkeit, digitale Nachweisabfragen als ersten Schritt für Online-Services und Umsetzungsprojekte effizient und einfach nutzbar einzusetzen – zeitlich unabhängig vom Registermodernisierungsgesetz. Dabei ist der Einzelfall entscheidend: In einigen Fällen sind schon heute die rechtlichen und technischen Voraussetzungen erfüllt, um die benötigten Nachweisdaten über etablierte Fachstandards abzurufen.

Digitale Nachweisabrufe sind bereits jetzt höchst sinnvoll für Online-Services und können den Weg in die digitale Zukunft ebnen. Nicht zuletzt aufgrund maßgeblicher Vorteile bei proaktivem Handeln.

Bastian Bohm

Principal Consultant

Vorteile für die Verwaltung

01

Datenqualität

Der digitale Upload von Daten und Nachweisdokumenten erhöht im Gegensatz zum manuellen Befüllen von Antragsformularen die Datenqualität erheblich. Gleichzeitig gewährleisten die regelmäßigen Abfragen auch die Aktualität der einzelnen Register.

02

Standardisierung

Durch die Etablierung von digitalen Prozessen und den Wegfall manueller Datenüberprüfungen wird die Standardisierung von Registerprozessen vorangetrieben und die individuelle Abwicklung zielgerichtet und effizient beschleunigt.

03

Wirtschaftlichkeit

Automatisierte Prozesse und hohe Verarbeitungsgeschwindigkeiten sorgen dafür, dass der Grad an Wirtschaftlichkeit in der Verwaltung sowie in Behörden maßgeblich erhöht wird. Ressourcen können präziser eingesetzt und effizienter genutzt werden.

04

Entlastung

Insbesondere vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels entlasten digitale Nachweisabrufe das bestehende Personal, indem manuelle Prozesse und langwierige Überprüfungen entfallen. Mitarbeitende in der Verwaltung können somit wesentlich effizienter agieren und Bearbeitungszeiten verkürzen.

05

Außenwirkung

Wer jetzt auf digitale Nachweisabrufe setzt, profitiert in der Außenwirkung von einem entscheidenden Imagevorteil durch fortschrittliche Lösungen. Besonders wichtig ist diese Positionierung auch in Richtung der Nutzer:innen, die entscheidend davon profitieren.

Vorteile für Bürger:innen und Unternehmen

Die Einbindung von digitalen Nachweisdatenabrufen ermöglicht erhebliche Erleichterungen für Bürger:innen und Unternehmen gleichermaßen. Endnutzer:innen erleben dank deutlich schlankerer Prozesse eine Bürokratieentlastung und können einfacher und schneller durch Anträge und Formulare navigieren. 

Durch das Entfallen der Einreichung separater Nachweise bei individuellen Anliegen bietet sich zudem eine signifikante Zeitersparnis. Die strengen Regelungen zum Datenaustausch sowie der Lagerung von einzelnen Datensätzen stärken zudem den allgemeinen Schutz der Daten von Unternehmen und Bürger:innen gleichermaßen. Alles, was nicht am vorgesehenen Platz ist, kann konsequent gelöscht werden. 

Frühzeitig handeln

Für Anbieter:innen von Online-Services, Antragsystemen oder Verwaltungsportalen ist es bereits jetzt sinnvoll, die Prozesse in Richtung Once-Only-Prinzip  zu denken – und entsprechende digitale Nachweisabrufe einzubauen. 

Wo erfassen Nutzer:innen personenbezogene oder unternehmensrelevante Daten, die der Verwaltung bereits vorliegen könnten? Wo können Synergien entstehen und an welchen Punkten kann die Prozesskette entschlackt werden? Zudem sollten auch bestehende Datensätze oder Datenbanken in den Fokus rücken, um diese gegebenenfalls zu bereinigen und Dubletten zu entfernen. Auch sollte rechtzeitig geklärt werden, welche Daten aufgrund gesetzlicher Grundlagen gespeichert werden müssen und welche gelöscht werden sollten, da sie aus anderen Registern stammen. 

Auch unabhängig der anstehenden Registermodernisierung können und sollten diese Schritte bereits angegangen werden. So können fortschrittliche Bedingungen geschaffen und ein wichtiger Schritt in die digitale Zukunft gemacht werden. 

OZG-Erfahrung und Expertise

Verwaltungen, die elektronische Nachweisabrufe für sich durchdenken und schon jetzt nutzbar machen möchten, brauchen einen versierten Rundumblick: Ist der vorgesehene Nachweis überhaupt rechtlich, organisatorisch und technisch erfass- und abrufbar? Ist das technische Verfahren auf das NOOTS abgestimmt und somit zukunftsfähig?

Wollen Sie mit der Umsetzung digitaler Nachweisabrufe nach zukunftssicheren Standards schon jetzt beginnen? Wir sind als Realisierungspartner und Spezialist für Standardisierungs- und Registermodernisierungsprojekte an Ihrer Seite. Mit unserer langjährigen Expertise als umsetzungsstärkster IT-Dienstleister im Public Sector sorgen wir für die erfolgreiche Gestaltung von Erprobungs- und Pilotprojekten. Basierend auf unseren Erfahrungen in OZG-Projekten gehören die Organisation komplexer Bund-Länder-Programme sowie Digitalvorhaben für Kommunen zu unseren Kernkompetenzen. Unser Leistungsangebot für digitale Nachweisabrufe umfasst insgesamt vier Bausteine: 

  • Baustein 1: Beratung Nachweisabruf für Verwaltungsleistungen
  • Baustein 2: Umsetzung Nachweisabruf für Verwaltungsleistungen
  • Baustein 3: Beratung antragbearbeitender Behörden
  • Mögliches Pilotierungsthema: „Onlinedienst/NOOTS-Readiness“

So können wir „Quick Wins“ erzielen – leicht umsetzbare und einfach nutzbare Lösungen, die keinen langwierigen Vorlauf benötigen und von unserem Erfahrungsschatz profitieren. Wir erarbeiten technologieoffene Ansätze, übersetzen rechtliche Vorgaben in effiziente technische Konzepte und finden die perfekte Balance aus verlässlicher Planung und operativer Flexibilität. 

Gestalten Sie mit uns die digitale Gesellschaft von morgen!

Tim Gemkow, Managing Director Consulting bei ]init[

Tim Gemkow

Managing Director Consulting

+49 30 97006 267

Aktuelle Projekte und Themen

Ein Berater arbeitet in einem Office konzentriert am PC.

Registermodernisierung

Wir stemmen Digitalvorhaben im Public Sector mit unseren interdisziplinären Spezialist:innen-Teams. Neben dem OZG begleiten wir die Registermodernisierung von Bund und Ländern. Sie bringt Once Only in die Breite und Einer-für-Alle-Services (EfA) auf das nächste Level.

Unsere Leistungen rund um die Registermodernisierung
Ein Projektteam berät sich im Besprechungsraum.

Ende-zu-Ende-Plattformen und OZG 2.0

Wir machen unser Ende-zu-Ende-Knowhow für die Verwaltungsdigitalisierung im Rahmen von OZG 2.0 nutzbar. Denn nur mit durchgängig digitalisierten Prozessen und dem richtigen Grad an Automatisierung werden Verwaltungsleistungen für alle einfacher.

Unser Beitrag zur Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes
Ein Geschäftsmann sitzt freudig lachend vor einem geöffneten Laptop.

Digitalisierung des Gewerbesteuerbescheids

Vom Einreichen der elektronischen Gewerbesteuererklärung bis hin zur rechtssicheren Bescheidzustellung im bundesweit einheitlichen Unternehmenskonto – der digitale Gewerbesteuerbescheid ist schlank, papierlos und spart Zeit. Wir haben das OZG-Digitalisierungsprojekt ins Rollen gebracht.

Einblicke in das Standardisierungsprojekt
Printmaterialien der ElterngeldDigital-Kampagne des Landes Bremen auf einem Tisch.

Crossmediales OZG-Marketing für das Land Bremen

Innovative Online-Services vereinfachen vielen Bürger:innen den Verwaltungskontakt – müssen aber auch entsprechend vermarktet werden. Für die Freie Hansestadt Bremen setzten wir eine OZG-Marketingkampagne um, die ElterngeldDigital in der Region effektiv in die Breite brachte.

Marketing für digitale Verwaltungsleistungen