Roll-out rund um den Globus Auslandsportal für Onlineanträge weltweit

Den Anfang machte das Pilotprojekt 2022 in den Visa-Stellen Belgrad, Kalkutta und São Paulo. Seit Januar 2025 steht das Auslandsportal als weltweite Plattform für digitale Anträge an 167 Visastellen deutscher Auslandsvertretungen bereit. Damit vollbrachte das Auswärtige Amt eine bislang politisch noch nicht dagewesene Strukturreform des herkömmlichen Visumverfahrens.

Insbesondere für die Antragstellenden im Ausland, die ohne Visum nicht in Deutschland arbeiten können, bedeutete das bisherige Verfahren je nach regionaler Besonderheit viel Zeit und Frust. Wenn Unterlagen fehlten, mussten sie teilweise einen neuen Termin vereinbaren, was wiederum je nach Antragsort und Antragsart mit erneuten langen Wartezeiten und umständlichen An- und Abreisen verbunden war.

Für das neue Auslandsportal lieferten wir technisch und konzeptionell ein innovatives Baukastensystem, mit dem wir die digitalen Anträge länderübergreifend standardisierten und in den Visastellen einführten. Nutzer:innenfreundlich, effizient und in kürzester Zeit.

Weltweiter Roll-out im Turbotempo

Der Fachkräftemangel in Deutschland ist in aller Munde. Um die Lücke teilweise durch den Einsatz ausländischer Bewerber:innen zu schließen, fordern Arbeitgeber:innen in Handwerk, Pflege und der Wirtschaft seit Jahren ein einfaches und beschleunigtes digitales Visumverfahren. Im Rahmen des Fachkräfteeinwanderungsgesetzes nahm das Auswärtige Amt die Mammutaufgabe in Angriff. Allein 2023 wurden 400.226 Anträge auf nationale Visa weitestgehend analog bearbeitet. Bis Ende 2024 sollte das bislang mit viel Papierarbeit und langen Wartezeiten verbundene Antragsverfahren durchgängig digitalisiert sein.

Gemeinsam mit dem Auswärtigen Amt, dem Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten und der Bundesdruckerei ist es uns gelungen, den gesamten Beantragungsprozess zu revolutionieren – und zwar weltweit. Allen Personen, die einen längeren Aufenthalt planen, insbesondere Fachkräften, Familienangehörigen und Studierenden wird so der Weg nach Deutschland vereinfacht. Zugleich entstand mit dem Auslandsportal eine zentrale, digitale Anlaufstelle für Informationen und Dienstleistungen rund um das Visumverfahren.

Die Antragsstrecken - digital von Anfang bis Ende

Die unterschiedlichen Visa-Antragsstrecken konzipierten wir durchgängig digital. Bei 167 Auslandsvertretungen standen unsere Spezialist:innen für Formular- und Prozessdesign vor unterschiedlichen Herausforderungen, denn jedes Land hat seine Eigenheiten. Damit das digitale Verfahren den lokalen Erfordernissen entspricht, musste jeder Antragsprozess maßgeschneidert werden. Wir berücksichtigten u. a. landesbezogene Besonderheiten, lokal spezifische Dokumente und eventuell beteiligte externe Dienstleister mit Antragsannahme über sogenannte Visaannahmezentren. Auch die zugehörigen Hinweis- und Beschreibungstexte für Dokumentennachweise mussten in Zusammenarbeit mit den einzelnen Auslandsvertretungen neu konzipiert werden.

Um das Tempo zu erhöhen und den Rollout bis Ende 2024 zu meistern, entwickelte unser Team ein intelligentes, an die Auslandsvertretungen angepasstes, Dokumenten- und Textbausteinsystem. Das bereits von uns in einem OZG-Projekt erfolgreich eingesetzte Verfahren vereinfachte die lokalen Abstimmungsbedarfe mit den Auslandsvertretungen. Damit der Go-Live reibungslos und fehlerfrei gelang, schulten wir zahlreiche zuständige Mitarbeitende und prüften in einer Taskforce alle Inhalte auf Herz und Nieren. So konnten wir sicherstellen, dass der weltweite Rollout pünktlich zum 1. Januar 2025 abgeschlossen war. Zusätzlich unterstützen wir bei der Kommunikation, damit das Auslandsportal bei den Antragstellenden bekannter wird. 

Ausblick

Das Auslandsportal wird ständig weiter ausgebaut und verbessert. Dazu haben wir beim Aufbau redaktioneller Strukturen beraten, um zukünftige Anpassungs- und Änderungsanforderungen und Aufwände in die Aufbauorganisation des Auswärtigen Amts zu überführen. Weiterhin in Planung: Das effiziente und adaptierbare Baukastensystem soll auch auf die Beantragung des Reisepasses im Ausland ausgeweitet werden.