BärGPT: Wie wir Berlins Verwaltungs-KI möglich gemacht haben

Warum Berlin einen eigenen KI‑Assistenten braucht

Die Berliner Verwaltung steht vor wachsenden Anforderungen: mehr Aufgaben, begrenzte Ressourcen und ein wachsender Bedarf an schneller Informationsverarbeitung. Viele Mitarbeitende sind mit Routinetätigkeiten gebunden, die notwendig sind, aber wichtigen Aufgaben Zeit nehmen. BärGPT setzt genau hier an. Der KI-Assistent ist eine sichere und datensouveräne Umgebung, in der Generative KI im Verwaltungsalltag nutzbar wird. Er kommt ohne Abhängigkeit von kommerziellen Plattformen aus, verursacht keinen Datenabfluss und schafft rechtliche Klarheit.

BärGPT verändert den Verwaltungsalltag nicht, sondern entlastet ihn – und das in seiner ganzen Breite. Die gesamte Berliner Verwaltung mit der Senatskanzlei, den zehn Senatsverwaltungen, nachgelagerten Behörden und allen zwölf Bezirken nutzt den Assistenten bei der Arbeit mit Dokumenten. Seine Stärke liegt in der verwaltungsspezifischen Umsetzung, sowohl im Design als auch in der Funktionalität. Hochgeladene Dokumente können schnell durchsucht, analysiert und zusammengefasst werden. So sinkt der Aufwand für wiederkehrende Aufgaben und Mitarbeitende gewinnen mehr Zeit für fachliche Entscheidungen und anspruchsvolle Fälle.

Ein Austausch, der Bewegung in das KI‑Thema brachte

Gemeinsam mit der Senatskanzlei Berlin haben wir im Rahmen von „Gemeinsam Digital:Berlin“ ein verlässliches Fundament für das KI‑Thema geschaffen. Durch regelmäßige Arbeitsgruppen und Workshops konnten wir Akteure zusammenbringen, Abläufe klären und ein gemeinsames Verständnis entwickeln. Dieses Zusammenspiel war entscheidend für den schnellen Rollout von BärGPT. Unsere Aufgabe: Orientierung geben, Vernetzung stärken und Umsetzung begleiten.

Strukturen, die Vertrauen und Tempo ermöglichten

Mit einem Prototypen aus dem CityLAB Berlin und den von uns geschaffenen Strukturen konnte schnell ein einsatzfähiges Verwaltungstool werden. Themen, die zuvor abstrakt waren, wurden nun konkret bearbeitet: Datenschutzhinweise, Zweckbindungen, Löschkonzepte, Governance‑Strukturen und der Kompetenzaufbau für Mitarbeitende. Alles entstand in enger Zusammenarbeit mit den zuständigen Stellen. Im Projekt haben wir drei Beiträge geleistet, die BärGPT möglich machten.

• Wir haben Organisation geschaffen, indem wir Workshops, Interviews und Arbeitsgruppen strukturiert begleitet und klare Abläufe etabliert haben. Dabei entstand ein Rahmen, der den Austausch zwischen Aufsichtsbehörden, Verantwortlichen und Expert:innen aus der Verwaltung erleichtert hat. 
• Gleichzeitig haben wir Zusammenarbeit ermöglicht. Alle relevanten Stellen – von IT über Rechtsaufsicht bis zu Fachbereichen – wurden früh eingebunden. Aus zuvor getrennten Perspektiven entstand ein gemeinsames Arbeiten. Das brachte mehr Klarheit, Vereinfachung und spürbare Prozessbeschleunigung. 
• Und wir haben die Umsetzung vorangetrieben: Inhalte, Schulungen, Konzepte und Materialien entstanden in enger Abstimmung und wurden Schritt für Schritt in die Verwaltung getragen. Die Nähe zu den Teams führte zu einem tragfähigen Netzwerk, das den Rollout von BärGPT beschleunigt und stabilisiert hat.

Ein Rollout, der sofort Wirkung zeigte

]init[ hat den gesamten organisatorischen Rollout verantwortet. Auf Basis der Arbeiten zu Datenschutz- und Kompetenzfragen entwickelten wir das Rolloutkonzept, identifizierten Multiplikator:innen, schulten sie und begleiteten die Einführung in den Senatsverwaltungen. Die Schulungen waren bewusst anwendungsorientiert, damit Mitarbeitende ihren neuen KI‑Assistenten schnell sicher nutzen und dessen Mehrwert im Arbeitsalltag erleben können.

Am 25. November 2025 wurde BärGPT landesweit freigeschaltet. Mitarbeitende erhielten Entlastung und ein Werkzeug, das alltägliche Aufgaben vereinfacht. Gleichzeitig stieg die Sicherheit im Umgang mit KI – gestützt durch Tutorials, Sprechstunden und Schulungsmaterialien.

Durch die enge Zusammenarbeit mit der Senatskanzlei und dem CityLAB Berlin entstand ein System, das im Arbeitsalltag klare Mehrwerte schafft und die Anschlussfähigkeit der Verwaltung für kommende digitale Entwicklungen stärkt.