Rechnungsstellung und -empfang bei ]init[ Informationen für Kunden und Lieferanten

Offizielle Firmierung

Für Rechnungen und rechtsverbindliche Angaben gilt folgende Firmierung:

]init[ AG für digitale Kommunikation 
Köpenicker Straße 9 
10997 Berlin

USt-IdNr.: DE 812816783

E-Rechnung: Unser Standard

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle in Deutschland ansässigen Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Die elektronische Rechnungsstellung wird in Deutschland schrittweise Pflicht. 

Ab dem 1. Januar 2027 gilt sie für Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro, ab dem 1. Januar 2028 für alle übrigen inländischen Unternehmen. Betroffen ist der Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen (B2B) und mit öffentlichen Auftraggebern (B2G). Auch die ]init[ AG für digitale Kommunikation stellt die Prozesse entsprechend um. 

Diese Seite fasst zusammen, was das für unsere Kunden und Lieferanten konkret bedeutet.

Was schreibt das Wachstumschancengesetz zur E-Rechnung vor?

Das vom Bundesrat am 22. März 2024 verabschiedete Wachstumschancengesetz ändert den § 14 des deutschen Umsatzsteuergesetzes und definiert neu, was rechtlich als Rechnung gilt. Ab Januar 2027 ist eine E-Rechnung für inländische B2B-Transaktionen keine gescannte PDF-Datei und kein per E-Mail versandtes Word-Dokument mehr, sondern muss als strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz vorliegen und dem europäischen Standard EN 16931-1 entsprechen.

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat diesen Rahmen in einem ausführlichen Schreiben am 15. Oktober 2025 konkretisiert. Danach gelten als E-Rechnungen nur Formate, die auf der europäischen Norm EN 16931 basieren. Alle anderen Formate, also klassische PDFs, Papierrechnungen oder nicht-normkonforme XML-Dateien, gelten als „sonstige Rechnungen“ und verlieren schrittweise ihre Rechtsgültigkeit im B2B- und B2G-Bereich.

Die Regelung betrifft ausschließlich inländische B2B- und B2G-Transaktionen zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen. Grenzüberschreitende Rechnungen innerhalb der EU fallen unter das ViDA-Programm der Europäischen Kommission (VAT in the Digital Age) und werden voraussichtlich ab 2030 separat geregelt.

Was gilt als E-Rechnung?

Eine E-Rechnung liegt in einem strukturierten elektronischen Format vor und lässt sich automatisiert verarbeiten. Ein einfaches PDF erfüllt diese Anforderung nicht. Zulässige Formate sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, alternativ ein vereinbartes EDI-Verfahren. XRechnung ist ein reines XML-Format und kommt vor allem im B2G-Bereich zum Einsatz. ZUGFeRD verbindet eine lesbare PDF-Ansicht mit eingebetteten strukturierten Daten und ist im B2B-Bereich verbreitet.

Pflichtangaben in der E-Rechnung

Der strukturierte Teil der E-Rechnung, also die XML-Datei, muss die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG enthalten – etwa zu Rechnungssteller:in und -empfänger:in, Steuernummer, Rechnungsnummer, Leistung und Beträgen. Je nach Fall kommen weitere Angaben hinzu, zum Beispiel bei Steuerbefreiungen, dem Reverse-Charge-Verfahren oder der Kleinunternehmerregelung. Auf Wunsch der Auftraggeber:innen lassen sich zusätzlich Projekt-, Vertrags-, Bestell- oder Auftragsnummern in der XRechnung hinterlegen. Die Aufbewahrungspflicht für den strukturierten Teil gilt wie bisher nach § 14b Abs. 1 UStG in Verbindung mit dem europäischen Standard EN 16931-1. Mehr Informationen

Sichern Sie einen reibungslosen Ablauf: Laden Sie jetzt unser Stammdatenblatt herunter und ergänzen Sie Ihre Rechnungsdetails für eine reibungsfreie Rechnungsabwicklung mit der ]init[ AG.

Download ]init[-Stammdatenblatt

Bitte senden Sie es an general-ledger@init.de zurück.

Im Stammdatenblatt werden u. a. folgende Angaben abgefragt, um Ihre E-Rechnung korrekt erstellen zu können:

• Firmierung, 
• Anschrift, 
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID)
• gegebenenfalls Ihre Leitweg-ID 
• sowie Ihren bevorzugten Rechnungsversand per Portal oder E-Mail. Optional lassen sich Projekt-, Vertrags-, Bestell- oder Auftragsnummer hinterlegen. 

Eingangsrechnungen

Lieferant:innen senden ihre Rechnungen ausschließlich an supplier@init.de. Dabei gilt: Eine Rechnung pro E-Mail. Mehrere Rechnungen in einer Mail können wir nicht zuverlässig verarbeiten.

Ausgangsrechnungen

]init[ stellt Rechnungen wahlweise als XRechnung oder als ZUGFeRD aus. Welches Format zum Einsatz kommt, legen wir gemeinsam mit unseren Kund:innen fest, idealerweise als feste Vorgabe in der jeweiligen Rechnungsvorlage.

Sie haben Fragen?

Wir sind für Rückfragen zur Rechnungsstellung erreichbar:

• Lieferant:innen wenden sich an accounts-payable@init.de
• Kund:innen wenden sich an general-ledger@init.de

Wir freuen uns auf die gemeinsame Zusammenarbeit.