Eine Erfolgsgeschichte seit über zehn Jahren: Intranet „WIM“ für die BARMER

Eine Versicherte ruft beim Servicetelefon der BARMER an. Sie hat eine Frage zu einer neuen Leistung. Die Mitarbeiterin am Telefon muss sofort die richtige Antwort finden. Einfach, aktuell, verständlich. Egal ob sie in Berlin sitzt, in Wuppertal oder in Schwäbisch Gmünd.

Die BARMER gehört mit rund 8,3 Millionen Versicherten zu den größten Krankenkassen Deutschlands. Rund 360 Standorte, ca. 14.000 Mitarbeitende. Sie alle brauchen eine gemeinsame Wissensbasis. Einen Ort, der Informationen bündelt, Prozesse abbildet und Zusammenarbeit ermöglicht. Diesen Ort haben unsere Spezialist:innen für Digital Workplace geschaffen. Er heißt „WIM“, das Wissens- und Informationsmanagement der BARMER.

Wie alles begann

Unsere Zusammenarbeit im WIM-Projekt begann 2012 mit einem klaren Zielbild: Die BARMER wünschte sich ein einheitliches Intranet, das die Zusammenarbeit aller Mitarbeitenden digital einfacher macht. Einen Single Point of Truth für die gesamte Organisation. Die Ideen waren da, die Anforderungen umfangreich.

Schnell stiegen unsere UX-Berater:innen und Informationsarchitekt:innen ein. In Workshops schärften sie gemeinsam mit der BARMER die Anforderungen und entwickelten ein Fachkonzept, das Navigationsstruktur, Redaktionsrollen, Suchlogik und Prozessdarstellung zusammenführte. Parallel prüften unsere Entwickler:innen die technische Machbarkeit mit CoreMedia als leistungsstarke CMS-Technologie. Damit die Stakeholder früh eine transparente Grundlage für Entscheidungen hatten, zeigten wir das Konzept als HTML-Prototyp. So wurde aus dem Entwurf ein sichtbares Zielbild.

Vom Entwurf zum produktiven Betrieb

In der Umsetzungsphase des Projekts erstellten unsere UX-Designer:innen Wireframes, die Frontend- und Backend-Entwickler:innen auf CoreMedia CMS umsetzten. Unsere Systemarchitekt:innen entwarfen eine Infrastruktur, die in der hochsicheren Hosting-Umgebung der BARMER zuverlässig funktioniert. Das Projektmanagement hielt die Fäden zusammen, über alle Gewerke, alle Beteiligten, alle Standorte hinweg. Das Ergebnis spricht für sich: Das Projekt wurde früher fertig als geplant und bietet den Mitarbeitenden der BARMER seit 2014 wertvolle Unterstützung.

Gebaut für Menschen, nicht für Organigramme

Ein Intranet kann technisch perfekt sein und trotzdem scheitern, wenn es nicht die Bedürfnisse der Nutzenden erfüllt. Das wollten wir verhindern. Nach dem ersten Release führten unsere UX-Expert:innen Usability-Tests mit Mitarbeitenden durch. In leitfadengestützten Interviews testeten zwölf Kolleg:innen den Umgang mit der Plattform unter realen Bedingungen.

Was dabei herauskam, floss direkt in die nächsten Releases ein. So wuchs ein Intranet, das sich intuitiv bedienen lässt. Mitarbeitende finden relevantes Wissen schnell, können Kundenanliegen strukturiert bearbeiten und greifen auf einheitliche Prozesse zu. WIM wurde nicht nur ein Informationsportal, sondern ein etabliertes Werkzeug für gute Zusammenarbeit innerhalb der gesamten BARMER.

Seit über zehn Jahren an der Seite der BARMER

Projekte enden. Starke Partnerschaften nicht. Seit dem Go-Live betreut ]init[ das WIM im Application Management, mit einem Team, das die Plattform so gut kennt wie kaum jemand sonst. Weitere Unterstützungsleistungen reichen von UX-Consulting und UI-Design über CoreMedia-Weiterentwicklung bis zu Agile Coaching. Über 120 Redakteur:innen an mehreren Standorten haben wir im Umgang mit dem Intranet geschult. Seit 2025 läuft es auf CoreMedia 12, der aktuellen Version. Was diese Zusammenarbeit auszeichnet: ]init[ steuert das Projekt mit hoher Selbstständigkeit. Die BARMER kann sich auf das konzentrieren, was wirklich zählt: Guten Service für ihre Versicherten.

Projekt „neoWIM“: Die Suche wird neu gedacht

Eine Sachbearbeiterin sucht eine aktuelle Rechtsauskunft. Ein Berater braucht schnell die richtige Prozessdokumentation für ein Kundengespräch. Bisher bedeutete das: mehrere Systeme öffnen, Begriffe variieren, Treffer vergleichen. 2025 haben wir mit der BARMER diese Bruchstelle verändert.

Prozessdokumentationen, Nachschlagewerke, FAQ, Rechtsquellen, Produkt- und Unternehmensauskunft fließen jetzt in eine gemeinsame Suche ein: neoWIM. Mitarbeitende finden dank Typeahead und intelligenter Vorschläge Antworten, bevor sie die Frage zu Ende getippt haben. Filter nach Quelle und Thema grenzen Treffer gezielt ein. Und verwandte Suchanfragen führen zu Inhalten, die sonst vielleicht verborgen geblieben wären.

Technisch verbindet die Lösung CoreMedia CMS, Index Service und Search API über neue Schnittstellen. Den MVP entwickelten wir iterativ und in enger Abstimmung mit dem Fachbereich der BARMER. Nah am Bedarf, technisch ambitioniert und immer mit Blick auf die Menschen, die das System täglich nutzen.