Migrationsverwaltung: Prozesslabore für Digitalisierungsvorhaben Strukturierte Arbeitsgrundlage für Bund, Länder und Kommunen

Die Migrationsverwaltung ist in föderale Ebenen aufgeteilt, rechtlich umfassend und in der Prozessrealität in Teilen heterogen ausgeprägt. Viele Behörden arbeiten mit Abläufen, die historisch gewachsen und unterschiedlich ausgeprägt dokumentiert sind. Auf Bundesebene fehlt häufig ein belastbares Bild davon, wie Verfahren auf kommunaler Ebene tatsächlich ablaufen. Den Kommunen wiederum fehlt der Einblick in die Anforderungen der Bundes- und Landesebene bzw. in eine übergreifend einheitliche Anwendungspraxis.

Mit den MPK-Beschlüssen aus 2023 haben Bund und Länder den Startschuss für eine gemeinsame Lösungsfindung dieser Situation vorgegeben: „Arbeitsprozesse digitalisieren, standardisieren und Medienbrüche abbauen.“ ]init[ unterstützt diesen Auftrag mit einem methodischen Ansatz, der dort beginnt, wo Digitalisierung zumeist scheitert: beim fehlenden, gemeinsamen Verständnis der Ist-Situation. Grundlage sind praxisnahe Austausch- und offene Diskussionsformate, in welchen insbesondere derzeit, den IST-Zustand bestimmende „Schmerzpunkte“ und die Digitalisierung „hemmende“ Elemente auf den Tisch gelegt und gemeinsam nach guten Lösungen gesucht wird.

Vom Überblick zur belastbaren Grundlage

Prozesslabore stehen nicht allein. Sie sind eingebettet in ein mehrstufiges, methodisches Vorgehen, das ]init[ im Projekt „Digitalisierung der Migrationsverwaltung" im Auftrag des BMI entwickelt und erprobt hat. Auf Wunsch und bei vorhandenen Rohdaten können digitale Prozessanalysen vorgeschaltet werden, um die Laboraktivitäten noch intensiver vorbereiten zu können. Darauf aufbauend folgen gezielte Interviews, um Kontext, Besonderheiten und operative Realitäten zu verstehen. Die praxisnahen Erkenntnisse fließen in eine erste Prozessübersicht, die in der Folge als gemeinsame Arbeitsgrundlage dient.

Erst dann beginnen die Prozesslabore – als kollaboratives Herzstück des Vorgehens. Sie überführen das gesammelte Wissen in strukturierte, qualitätsgesicherte und föderalübergreifend abgestimmte Prozessmodelle.

Strukturiert erheben, gemeinsam verstehen

Das Prozesslabor selbst ist ein moderierter Workshop, der Fachleute aus unterschiedlichen Verwaltungsebenen und Rollen zusammenbringt. Das Format ist bewusst Stakeholder-gerecht aufgebaut: Auf strategischer Ebene bringen Mitarbeitende sowie Bundes- und Ländervertretungen ihre Perspektive ein. Auf operativer Ebene arbeiten Sachbearbeitende und Leitungspersonen aus Ausländerbehörden mit. Auf technischer Ebene sind IT-Fachleute und Fachverfahrensherstellende bzw. IT-Dienstleister eingebunden.

Das Vorgehen im Workshop folgt einer klaren Struktur:

• Prozess-Canvas und Prozessmodelle schaffen eine visuelle Arbeitsgrundlage, auf der alle Beteiligten denselben Prozess betrachten.
• Structured Walkthrough führt die Gruppe Schritt für Schritt durch den Ablauf – und macht Lücken, Varianten und Unklarheiten sichtbar.
• Eine Abweichungsanalyse zeigt, wo auf Ebene der Bundesländer oder der Behörden Unterschiede bestehen und welche Ursachen hierfür vorliegen.
• Eine Schmerzpunkteidentifikation benennt konkret, wo operative Hürden, Medienbrüche oder Ineffizienzen auftreten. Hieraus bilden sich im weiteren Verlauf auch Ideen, wie den die Digitalisierung potentiell hemmenden Aspekten begegnet werden kann.
• Eine gemeinsame Soll-Modellierung entwickelt auf dieser Grundlage erste Ansätze für optimierte Prozesse.

Durch viele erfolgreich durchgeführte Prozesslabore ist das Format erprobt, sowohl in Präsenz als auch in Online-Formaten. Die Labore haben sich dabei als wirksames Instrument erwiesen, um Wissen zu strukturieren, föderale Unterschiede produktiv zu identifizieren und konkrete Anknüpfungspunkte für die weitere Digitalisierung zu schaffen.

Gemeinsames Lagebild als Digitalisierungsgrundlage

Prozesslabore schaffen etwas, das in föderalen Digitalisierungsvorhaben Klarheit schafft: ein gemeinsames, nachvollziehbares Verständnis der Situation über alle beteiligten Ebenen hinweg. Fachliche Anforderungen lassen sich präziser formulieren, weil sie auf einer belastbaren Prozessgrundlage beruhen. Abstimmungen zwischen Bund, Ländern und Kommunen werden effizienter, weil alle Beteiligten dasselbe Bild vor Augen haben. Optimierungspotenziale werden früh sichtbar, bevor sie in der Umsetzung zu Problemen werden.

Darüber hinaus liefern Prozesslabore eine strukturierte Priorisierung: Welche Prozesse sind standardisierungsfähig? Wo bestehen Abhängigkeiten zu Registern und Schnittstellen? Welche Schritte lassen sich medienbruchfrei gestalten? Die Ergebnisse fließen direkt in Handlungsempfehlungen und Soll-Prozesse ein. ]init[ begleitet diesen Schritt mit Methoden-, Fach- und Umsetzungskompetenz aus langjähriger Projekterfahrung in der Migrationsverwaltung und stellt sicher, dass die Ergebnisse die Basis für die nächsten Digitalisierungsschritte sind.