Weniger Bürokratie, mehr Zukunft: Digitale Nachweisabrufe für Online-Services

Once-Only angehen

Warum müssen Antragstellende mit viel Aufwand verschiedenste Dokumente von Behörde zu Behörde bringen? Oft liegen die entsprechenden Informationen der Verwaltung längst vor – nur eben nicht exakt an der gleichen Stelle. Nachweise können direkt im Online-Service von einer anderen Behörde digital abgerufen werden. Mit dem Once-Only-Prinzip gehören umständliche Datenabfragen der Vergangenheit an – auf Dauer. 

Bereits jetzt bieten die technischen Rahmenbedingungen und Prozesse für Verwaltungen die Möglichkeit, digitale Nachweisabfragen als ersten Schritt für Online-Services und Umsetzungsprojekte effizient und einfach nutzbar einzusetzen – zeitlich unabhängig vom Registermodernisierungsgesetz. Dabei ist der Einzelfall entscheidend: In einigen Fällen sind schon heute die rechtlichen und technischen Voraussetzungen erfüllt, um die benötigten Nachweisdaten über etablierte Fachstandards abzurufen.

Vorteile für Bürger:innen und Unternehmen

Die Einbindung von digitalen Nachweisdatenabrufen ermöglicht erhebliche Erleichterungen für Bürger:innen und Unternehmen gleichermaßen. Endnutzer:innen erleben dank deutlich schlankerer Prozesse eine Bürokratieentlastung und können einfacher und schneller durch Anträge und Formulare navigieren. 

Durch das Entfallen der Einreichung separater Nachweise bei individuellen Anliegen bietet sich zudem eine signifikante Zeitersparnis. Die strengen Regelungen zum Datenaustausch sowie der Lagerung von einzelnen Datensätzen stärken zudem den allgemeinen Schutz der Daten von Unternehmen und Bürger:innen gleichermaßen. Alles, was nicht am vorgesehenen Platz ist, kann konsequent gelöscht werden. 

Frühzeitig handeln

Für Anbieter:innen von Online-Services, Antragsystemen oder Verwaltungsportalen ist es bereits jetzt sinnvoll, die Prozesse in Richtung Once-Only-Prinzip  zu denken – und entsprechende digitale Nachweisabrufe einzubauen. 

Wo erfassen Nutzer:innen personenbezogene oder unternehmensrelevante Daten, die der Verwaltung bereits vorliegen könnten? Wo können Synergien entstehen und an welchen Punkten kann die Prozesskette entschlackt werden? Zudem sollten auch bestehende Datensätze oder Datenbanken in den Fokus rücken, um diese gegebenenfalls zu bereinigen und Dubletten zu entfernen. Auch sollte rechtzeitig geklärt werden, welche Daten aufgrund gesetzlicher Grundlagen gespeichert werden müssen und welche gelöscht werden sollten, da sie aus anderen Registern stammen. 

Auch unabhängig der anstehenden Registermodernisierung können und sollten diese Schritte bereits angegangen werden. So können fortschrittliche Bedingungen geschaffen und ein wichtiger Schritt in die digitale Zukunft gemacht werden. 

OZG-Erfahrung und Expertise

Verwaltungen, die elektronische Nachweisabrufe für sich durchdenken und schon jetzt nutzbar machen möchten, brauchen einen versierten Rundumblick: Ist der vorgesehene Nachweis überhaupt rechtlich, organisatorisch und technisch erfass- und abrufbar? Ist das technische Verfahren auf das NOOTS abgestimmt und somit zukunftsfähig?

Wollen Sie mit der Umsetzung digitaler Nachweisabrufe nach zukunftssicheren Standards schon jetzt beginnen? Wir sind als Realisierungspartner und Spezialist für Standardisierungs- und Registermodernisierungsprojekte an Ihrer Seite. Mit unserer langjährigen Expertise als umsetzungsstärkster IT-Dienstleister im Public Sector sorgen wir für die erfolgreiche Gestaltung von Erprobungs- und Pilotprojekten. Basierend auf unseren Erfahrungen in OZG-Projekten gehören die Organisation komplexer Bund-Länder-Programme sowie Digitalvorhaben für Kommunen zu unseren Kernkompetenzen. Unser Leistungsangebot für digitale Nachweisabrufe umfasst insgesamt drei Bausteine: 

• Baustein 1: Beratung Nachweisabruf für Verwaltungsleistungen
• Baustein 2: Umsetzung Nachweisabruf für Verwaltungsleistungen
• Baustein 3: Beratung antragbearbeitender Behörden

So können wir „Quick Wins“ erzielen – leicht umsetzbare und einfach nutzbare Lösungen, die keinen langwierigen Vorlauf benötigen und von unserem Erfahrungsschatz profitieren. Wir erarbeiten technologieoffene Ansätze, übersetzen rechtliche Vorgaben in effiziente technische Konzepte und finden die perfekte Balance aus verlässlicher Planung und operativer Flexibilität.